La organización de un evento de estas características requiere de mucha colaboración y compenetración entre los organizadores, en este caso, los organizadores del Foro pertenecientes al Minisiterio de Asuntos Exteriores, el gobierno de la Comunidad donde se vaya a producir el evento, el Gobierno de Navarra y tercero, las empresas contratadas para realizar servicios concretos en la producción como empresas de organización de eventos, azafatas, catering…
Hablamos de colaboración y compenetración no de » los unos, por los otros la casa sin barrer». O lo que es lo mismo, si quieres delegar tienes que por lo menos ayudar a que las personas tengan toda la información y cuando hay dudas no vale de nada echar balones fuera y echar la culpa a los de abajo. Hay una cosa que me quedó claro en el curso que hice de Iniciación a la empresa, los de arriba aunque deleguen, son los que tienen la RESPONSABILIDAD.
A la hora organizar un evento de este tipo, uno de los primeros pasos es concretar los ponentes para cada uno de los temas que se desee tratar. Estos dos días los temas elegidos han sido:
- «Nuevo mapa geoestratégico. Repercursiones políticas, económicas y medioambientales» En él participaron Fernando Delage, Director de Relaciones Institucionales del Ayto. de Madrid, Jordi Puyol, Taizo Yakushiji, Jose Eugenio Salarich, Director general de Realciones Económicas Internacioneales y Asuntos Energéticos y Hiroshi Tsukamoto, General Manager del Centro para la Cooperación Industrial UE-Japón.
- «La cooperación económica y tecnológica bilateral» estuvieron presentes representantes del IESE, CDTI (Centro para el Desarrollo Tecnológico Industrial), RISTEX (Research Institute os Science and Technology for Society), JST (Japan Science and Technology Agency), SUMIMOTO, SECORBE, GAMESA, BSQ Solar.
- «El coche eléctrico como paradigma de innovación y respeto al medioambiente» Tema, en el que estuvieron presentes FITSA (Fundación Instituto Tecnológico para la seguridad del automovil), SEAT, NISSAN, NEDO (New Energy and Industrial Technology Development Organization).
Para llevar a cabo estas charlas fue indispensable el reparto de dispositivos de traducción a los asistentes, así como habilitar una sala para tres personas japonesas que trabajaron como traductoras simultáneas del evento. Era sorprendente la habilidad, la rapidez , la concentración que requiere el trabajo que realizan. En este caso se contó con la ayuda de tres personas aunque con dos, hubiera sido suficiente.
Durante las sesiones dos personas de la empresa audiovisual estuvieron pendientes durante todo el acto para que no hubiese ningún problema con los micrófonos y las presentaciones de los ponentes. Presentaciones en Power Point se proyectaban en una pantalla al fondo de la sala y en un monitor de plasma para que la presidencia no tuviera que darse la vuelta. Os dejo un mini esquema que os he preparado:
En la entrada de la sala estaba colocada la mesa de acreditaciones y los percheros. En este foro estuvieron alrededor de 100-120 personas y como es habitual, el primer día en el momento de las acreditaciones fue un poco caos por la cantidad de gente que llegaba a la vez.
Si hay dos personas encargadas de dar las acreditaciones sería conveniente que las dos tuvieran un listado con todos los asistentes para así molestarse los menos posible. Además, a ser posible, es importante que todo lo que se pueda colocar, ordenar respecto a listados, tarjetas con nombres…se haga el día de antes, para así intentar empezar el día lo más relajado posible.
Mucha gente coge la documentación sin esperar a que la organización se la dé, por eso, si hay documentación en diferentes idiomas, sería conveniente señalar con carteles el idioma, para que nadie se equivoque. A ser posible, la documentación y los carteles indicativos deberían estar traducidos en los idiomas correspondientes. Creo que todo lo que se pueda hacer para facilitar la movilidad autónoma de los asistentes ayudará a por ejemplo, que no tengamos que entretenernos en aspectos como acompañar a los aseos.
Mientras unas personas están en la mesa de acreditaciones, otras deben ir acercándose a la gente para recogerles los abrigos y entregarles la ficha correspondiente para que a la salida la recogida de éstos sea más ágil. Si la misma persona busca el nombre en el listado, entrega la acreditación, entrega los auriculares y guarda el abrigo, las personas tendrán que esperar demasiado, para entrar en la sala.
Al final, la organización del evento acumula muchas carpetas, papeles, cajas que según como sea el espacio donde se realicen las reuniones, son muy difíciles de esconder. Por eso, es importante el orden y a poder ser contar con algún tipo de plotter o biombo que nos permita disimular esas montañas de bolsos, documentación y regalitos
Además de las reuniones de trabajo, otro momento protocolario importante son las comidas, he encontrado esta foto donde se puede apreciar la mesa presidencial, el pequeño escenario para los discursos y la ambientación de la sala:
Todo esto, sin olvidarnos por supuesto, de la empresas de catering y de los medios de comunicación. Su convocatoria, acreditaciones e incluso acordarnos de habilitar un espacio donde puedan realizar las entrevistas que hayan concertado.
¡Espero que no os haya resultado muy aburrido! MUAK
